Convention de lancement d'un plan stratégique en arena : 23 000 collaborateurs réunis
WMH Project a imaginé la convention de lancement d'un plan stratégique pluriannuel pour un grand annonceur, réunissant 23 000 collaborateurs dans la plus grande arène d'Europe. Le dispositif s'étend sur sept mois, du teasing au déploiement post-événement, autour d'un fil narratif fédérateur et positif.
Pourquoi étirer un lancement de plan stratégique sur sept mois ?
Un plan stratégique pluriannuel ne se décrète pas en une journée. WMH Project a conçu un parcours en cinq phases — teasing, voyage, accueil, live, retour — de septembre à mars. L'objectif : passer progressivement de la curiosité à l'engagement. La phase de teasing s'étale sur six mois avec des signaux successifs (save-the-date vidéo, chasse aux QR codes pour révéler le lieu, questions thématiques, prise en main d'une web-app dédiée). Cette montée en puissance sécurise aussi les inscriptions et fluidifie la logistique d'un rassemblement de 23 000 personnes.
Comment transformer le trajet en moment d'événement ?
Le voyage vers l'arena n'est pas traité comme du temps mort logistique mais comme une séquence à part entière. Via l'application, des défis collectifs sont lancés pendant le trajet : briser la glace avec ses voisins de wagon, quiz, selfie challenges, déambulation d'un groupe de musique composé de talents internes. Chaque interaction alimente un score converti en cagnotte solidaire reversée à une association. L'ambition affichée : créer 23 000 interactions avant même l'arrivée, et faire du déplacement un acte fédérateur.
Que se passe-t-il à l'arrivée dans l'arena ?
L'accueil prolonge l'expérience : fanfare en patins à roulettes sur le parvis, photocalls géants, signalétique aux couleurs des régions. À l'intérieur, les coursives et salons deviennent des espaces de convivialité — café, photobooths, crews musicaux déambulatoires. Le déjeuner, conçu pour 23 000 convives avec options végétariennes et sans gluten, est distribué via une contremarque dans l'app sur une vingtaine de points de retrait. Un pré-show animé (chauffeur de salle, DJ, blind tests, battles entre régions) installe l'ambiance bien avant le live.
Comment construire un live qui porte les messages stratégiques ?
Le temps fort dure deux heures, dont l'essentiel consacré au discours stratégique, rythmé par des séquences de dynamisation. La scénographie repose sur plusieurs scènes (principale, satellites full LED, scène musicale) et un écran de 80 mètres. La mise en scène associe orchestre live, troupe de danseurs et immersion par l'image. Le récit progresse en actes — déclic, fierté, enjeux, lancement — pour amener le participant de la fierté à l'engagement. Des grands témoins (économiste, expert IA, voix client, figure RSE) crédibilisent chacun des piliers du plan.
Quel rôle jouent les films d'ouverture et de clôture ?
Deux films structurent l'émotion. L'ouverture questionne la notion de grandeur : de l'infiniment grand — l'espace, les villes, les foules — vers l'infiniment humain, les gestes quotidiens des collaborateurs. La clôture filme « les gestes qui ne font pas de bruit », ces actes invisibles du métier, comme des documentaires. Ces dispositifs ancrent le message central : la grandeur réside dans l'humain et dans la force d'un collectif.
Comment prolonger l'élan après l'événement ?
Le jour J n'est pas une fin mais un départ. Le dispositif de retour s'organise en trois temps, porté par les managers de proximité : le souvenir (replay highlight, infographie des piliers) à H+3, l'appropriation (guide d'animation de réunion, FAQ, magazine digital) à J+7, puis la déclinaison métier et région à J+21. Cette mécanique transforme un moment spectaculaire en véritable outil d'embarquement durable.
Conçu et orchestré par WMH Project — We Make It Happen.
FAQ
Combien de personnes une convention en arena peut-elle réunir ?
Ce dispositif a réuni 23 000 collaborateurs dans la plus grande arène d'Europe, avec une logistique de restauration et d'accueil dimensionnée pour servir l'ensemble des participants sur une même journée.
Pourquoi commencer le teasing six mois avant l'événement ?
Une montée en puissance progressive crée l'attente, sécurise les inscriptions et installe la thématique. Elle transforme un simple événement en aventure collective vécue sur plusieurs mois.
Comment prolonger l'impact d'une convention après le jour J ?
Un dispositif de retour en trois temps — souvenir, appropriation, déclinaison — porté par les managers de proximité ancre les messages et outille les équipes dans les semaines qui suivent.