Convention annuelle & cérémonie de trophées : un show TV qui starifie le collectif
WMH Project a conçu pour un grand groupe industriel français une convention annuelle de deux jours réunissant 1 100 collaborateurs à Bordeaux, articulée autour d'un fil rouge inspiré du late show et des émissions de talents. L'événement mêle plénière stratégique, cérémonie de trophées internes et soirée immersive, soutenus par un dispositif de communication 360° déployé sur 11 mois.
Comment transformer une convention interne en célébration communautaire ?
Le brief portait sur la troisième édition d'une convention couplée à une cérémonie de trophées internes, dans un contexte de transformation organisationnelle et de simplification des modes de collaboration. L'enjeu : préserver la force du collectif. WMH Project a fait le choix de casser le format descendant pour donner la parole aux équipes, à travers un fil rouge inspiré du late show et des émissions de talents télévisées. Le parti-pris : starifier la communauté et nourrir la fierté d'appartenance.
Pourquoi s'inspirer des codes de la télévision pour une plénière ?
La plénière stratégique adopte une scénarisation late show : un desk avec animateur, des invités sur canapé, de l'humour et des happenings surprises pour rythmer les séquences. Quatre leviers de dynamisation structurent le show : un animateur professionnel, un chauffeur de salle, un live band installé en bord de scène (jingles live, montées de scène, interludes) et une web-app responsive d'interaction scène/salle (quiz, nuages de mots, réactions en émojis). Entre chaque temps fort stratégique — bilan, cap, inspiration externe, closing — s'intercalent des interludes confiés aux talents cachés des collaborateurs.
Comment mobiliser une communauté de 30 000 personnes en amont ?
Le dispositif d'activation démarre bien avant le jour J. À J-30, une capsule vidéo mystère teaser fixe rendez-vous aux collaborateurs ; à J-20, un appel aux talents invite chacun à envoyer une capsule de son « talent caché » via des affichages XXL sur les sites. L'ensemble s'inscrit dans un plan de communication 360° en 8 phases déployé sur 11 mois, aligné sur les jalons internes : amorçage et branding, kick-off, mobilisation des candidatures, révélation des finalistes, vote des collaborateurs, teasing, last-mile à H-72, live, puis capitalisation post-événement (aftermovie, album, REX). Les KPI ciblés : 80 % de participation au vote, 95 % d'inscription, 4,3/5 de satisfaction.
Comment starifier les lauréats d'une cérémonie de trophées internes ?
La cérémonie reprend les codes d'une émission de talents : jury hybride mêlant animateur, personnalité invitée et dirigeants, golden buzzers systématiques à chaque montée de scène, et performances artistiques (basket acrobatique, beatbox, jonglage) en rebond de chaque récompense. Chaque lauréat est introduit par un portrait vidéo tourné en amont. Huit prix sont remis, couvrant des catégories liées à la performance, à la simplification, à la prévention-sécurité, à l'expérience client et aux solutions bas carbone, complétés d'un prix des start-up, d'un prix des collaborateurs et d'un coup de cœur du jury.
Quels formats créent du lien lors de la deuxième journée ?
La seconde journée mise sur la rencontre. Un dispositif de matching algorithmique (« Mix & Match ») connecte les participants selon leurs centres d'intérêt renseignés en amont. S'y ajoutent des formats participatifs : un jeu de mouvement « Tu sors de la zone si… », des cafés informels avec les dirigeants, un format fishbowl à chaise tournante, et des ateliers d'improvisation coachés sur des situations professionnelles. Une plénière de clôture et un selfie XXL referment l'expérience sur une dernière impulsion collective.
Comment orchestrer la logistique de 1 100 participants sur deux jours ?
L'événement réunit 1 100 personnes venues de toute la France dans un palais des congrès de 3 000 m² modulables. WMH Project a piloté une équipe logistique dédiée de septembre à mars, sous la direction d'une directrice logistique : coordination du site et des prestataires, gestion des flux, transferts en bus rationnalisés depuis gare et aéroport, hébergement en chambres single réparti sur 17 hôtels selon le mode d'arrivée, plateforme d'inscription centralisant les données, émargement digital sans papier sur tablettes et bracelets d'identification colorés par quartier d'hébergement. La réussite repose sur une gestion des flux pensée en amont et une signalétique directionnelle claire.
Chez WMH Project, nous faisons de chaque convention une expérience qui fédère — We Make It Happen.
FAQ
Combien de participants la convention réunissait-elle ?
L'événement rassemblait 1 100 collaborateurs venus de toute la France, sur deux jours, dans un palais des congrès offrant 3 000 m² d'espaces modulables et un auditorium de près de 1 300 places.
Quel est le concept créatif de l'événement ?
Le fil rouge s'inspire du late show et des émissions de talents télévisées : plénière scénarisée façon talk-show, interludes confiés aux talents cachés des collaborateurs et cérémonie de trophées qui starifie les lauréats.
Comment les équipes sont-elles mobilisées en amont ?
Un plan de communication 360° en 8 phases est déployé sur 11 mois : teaser mystère à J-30, appel aux talents à J-20, vote des collaborateurs, puis capitalisation post-événement avec aftermovie et retours d'expérience.
Comment la logistique d'hébergement est-elle gérée ?
Les participants sont logés en chambres single répartis sur 17 hôtels selon leur mode d'arrivée, avec transferts en bus rationalisés, plateforme d'inscription centralisée et bracelets d'identification colorés par quartier.