Convención de lanzamiento de un plan estratégico en arena: 23.000 empleados reunidos
WMH Project ideó la convención de lanzamiento de un plan estratégico plurianual para un gran anunciante, reuniendo a 23.000 empleados en el mayor pabellón de Europa. El dispositivo se extiende durante siete meses, desde el teasing hasta el despliegue posterior al evento, en torno a un hilo narrativo aglutinador y positivo.
¿Por qué extender el lanzamiento de un plan estratégico a lo largo de siete meses?
Un plan estratégico plurianual no se decreta en un solo día. WMH Project diseñó un recorrido en cinco fases —teasing, viaje, recepción, directo, retorno— de septiembre a marzo. El objetivo: pasar progresivamente de la curiosidad al compromiso. La fase de teasing se prolonga durante seis meses con señales sucesivas (save-the-date en vídeo, búsqueda de códigos QR para revelar el lugar, preguntas temáticas, familiarización con una web-app específica). Esta escalada también asegura las inscripciones y agiliza la logística de una reunión de 23.000 personas.
¿Cómo transformar el trayecto en un momento del evento?
El viaje hacia el pabellón no se trata como un tiempo muerto logístico, sino como una secuencia en sí misma. A través de la aplicación, se lanzan retos colectivos durante el trayecto: romper el hielo con los compañeros de vagón, cuestionarios, retos de selfies, el pasacalles de un grupo de música compuesto por talentos internos. Cada interacción alimenta una puntuación convertida en un fondo solidario donado a una asociación. La ambición declarada: crear 23.000 interacciones antes incluso de la llegada y convertir el desplazamiento en un acto aglutinador.
¿Qué ocurre a la llegada al pabellón?
La recepción prolonga la experiencia: charanga sobre patines en la explanada, photocalls gigantes, señalética con los colores de las regiones. En el interior, las galerías y salones se convierten en espacios de convivencia —café, photobooths, crews musicales itinerantes—. El almuerzo, concebido para 23.000 comensales con opciones vegetarianas y sin gluten, se distribuye mediante un vale en la app en una veintena de puntos de recogida. Un pre-show animado (animador de sala, DJ, blind tests, battles entre regiones) crea el ambiente mucho antes del directo.
¿Cómo construir un directo que transmita los mensajes estratégicos?
El momento culminante dura dos horas, dedicadas en su mayor parte al discurso estratégico, marcado por secuencias de dinamización. La escenografía se apoya en varios escenarios (principal, satélites full LED, escenario musical) y una pantalla de 80 metros. La puesta en escena combina orquesta en directo, una compañía de bailarines e inmersión a través de la imagen. El relato avanza en actos —chispa, orgullo, desafíos, lanzamiento— para llevar al participante del orgullo al compromiso. Grandes ponentes invitados (economista, experto en IA, voz del cliente, figura de RSC) dan credibilidad a cada uno de los pilares del plan.
¿Qué papel juegan las películas de apertura y de cierre?
Dos películas estructuran la emoción. La apertura cuestiona la noción de grandeza: de lo infinitamente grande —el espacio, las ciudades, las multitudes— hacia lo infinitamente humano, los gestos cotidianos de los empleados. El cierre filma «los gestos que no hacen ruido», esos actos invisibles del oficio, como documentales. Estos dispositivos afianzan el mensaje central: la grandeza reside en lo humano y en la fuerza de un colectivo.
¿Cómo prolongar el impulso después del evento?
El día clave no es un final, sino un punto de partida. El dispositivo de retorno se organiza en tres tiempos, sostenido por los mandos de proximidad: el recuerdo (replay del momento clave, infografía de los pilares) en H+3, la apropiación (guía de dinamización de reuniones, FAQ, revista digital) en J+7, y luego la adaptación por oficio y región en J+21. Esta mecánica transforma un momento espectacular en una verdadera herramienta de compromiso duradero.
Concebido y orquestado por WMH Project — We Make It Happen.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas personas puede reunir una convención en pabellón?
Este dispositivo reunió a 23.000 empleados en el mayor pabellón de Europa, con una logística de restauración y recepción dimensionada para atender al conjunto de los participantes en una misma jornada.
¿Por qué empezar el teasing seis meses antes del evento?
Una escalada progresiva crea la expectación, asegura las inscripciones e instala la temática. Transforma un simple evento en una aventura colectiva vivida durante varios meses.
¿Cómo prolongar el impacto de una convención después del día clave?
Un dispositivo de retorno en tres tiempos —recuerdo, apropiación, adaptación— sostenido por los mandos de proximidad afianza los mensajes y dota de herramientas a los equipos en las semanas siguientes.