Convención anual y ceremonia de premios: un show televisivo que convierte al colectivo en estrella
WMH Project diseñó para un gran grupo industrial francés una convención anual de dos días que reunió a 1.100 colaboradores en Burdeos, articulada en torno a un hilo conductor inspirado en los late shows y los programas de talentos. El evento combina plenaria estratégica, ceremonia de premios internos y velada inmersiva, respaldados por un dispositivo de comunicación 360° desplegado a lo largo de 11 meses.
¿Cómo transformar una convención interna en una celebración comunitaria?
El briefing se centraba en la tercera edición de una convención vinculada a una ceremonia de premios internos, en un contexto de transformación organizativa y de simplificación de los modos de colaboración. El reto: preservar la fuerza del colectivo. WMH Project optó por romper el formato descendente para dar la palabra a los equipos, a través de un hilo conductor inspirado en los late shows y los programas de talentos televisivos. La apuesta: convertir en estrella a la comunidad y alimentar el orgullo de pertenencia.
¿Por qué inspirarse en los códigos de la televisión para una plenaria?
La plenaria estratégica adopta una escenografía de late show: un desk con presentador, invitados en el sofá, humor y momentos sorpresa para dar ritmo a las secuencias. Cuatro palancas de dinamización estructuran el show: un presentador profesional, un animador de sala, una banda en directo instalada al borde del escenario (jingles en vivo, entradas al escenario, interludios) y una web-app responsive de interacción escenario/sala (quiz, nubes de palabras, reacciones con emojis). Entre cada momento estratégico clave —balance, rumbo, inspiración externa, cierre— se intercalan interludios confiados a los talentos ocultos de los colaboradores.
¿Cómo movilizar a una comunidad de 30.000 personas con antelación?
El dispositivo de activación arranca mucho antes del día clave. A 30 días, una cápsula de vídeo misteriosa a modo de teaser cita a los colaboradores; a 20 días, una llamada a los talentos invita a cada uno a enviar una cápsula de su «talento oculto» mediante carteles XXL en las sedes. Todo se enmarca en un plan de comunicación 360° en 8 fases desplegado a lo largo de 11 meses, alineado con los hitos internos: arranque y branding, kick-off, movilización de candidaturas, revelación de los finalistas, voto de los colaboradores, teasing, last-mile a 72 horas, directo y, después, capitalización postevento (aftermovie, álbum, REX). Los KPI fijados: 80 % de participación en el voto, 95 % de inscripción, 4,3/5 de satisfacción.
¿Cómo convertir en estrellas a los galardonados de una ceremonia de premios internos?
La ceremonia retoma los códigos de un programa de talentos: jurado híbrido que combina presentador, personalidad invitada y directivos, golden buzzers sistemáticos en cada subida al escenario, y actuaciones artísticas (baloncesto acrobático, beatbox, malabares) como respuesta a cada premio. Cada galardonado se presenta con un retrato en vídeo grabado previamente. Se entregan ocho premios, que cubren categorías ligadas al rendimiento, a la simplificación, a la prevención-seguridad, a la experiencia de cliente y a las soluciones bajas en carbono, completados con un premio de las start-ups, un premio de los colaboradores y un favorito del jurado.
¿Qué formatos crean vínculo durante la segunda jornada?
La segunda jornada apuesta por el encuentro. Un dispositivo de matching algorítmico («Mix & Match») conecta a los participantes según los intereses indicados previamente. Se suman formatos participativos: un juego de movimiento «Sal de la zona si…», cafés informales con los directivos, un formato fishbowl de silla giratoria y talleres de improvisación con coaching sobre situaciones profesionales. Una plenaria de cierre y un selfie XXL ponen fin a la experiencia con un último impulso colectivo.
¿Cómo orquestar la logística de 1.100 participantes en dos días?
El evento reúne a 1.100 personas llegadas de toda Francia en un palacio de congresos de 3.000 m² modulables. WMH Project dirigió un equipo logístico dedicado de septiembre a marzo, bajo la dirección de una directora de logística: coordinación del recinto y de los proveedores, gestión de flujos, traslados en autobús racionalizados desde estación y aeropuerto, alojamiento en habitaciones individuales repartido en 17 hoteles según el modo de llegada, plataforma de inscripción que centraliza los datos, registro digital sin papel en tabletas y pulseras de identificación con colores por zona de alojamiento. El éxito se apoya en una gestión de flujos pensada con antelación y una señalética direccional clara.
En WMH Project, hacemos de cada convención una experiencia que une — We Make It Happen.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos participantes reunía la convención?
El evento reunió a 1.100 colaboradores llegados de toda Francia, durante dos días, en un palacio de congresos con 3.000 m² de espacios modulables y un auditorio de cerca de 1.300 plazas.
¿Cuál es el concepto creativo del evento?
El hilo conductor se inspira en los late shows y los programas de talentos televisivos: plenaria escenificada como un talk show, interludios confiados a los talentos ocultos de los colaboradores y una ceremonia de premios que convierte en estrellas a los galardonados.
¿Cómo se moviliza a los equipos con antelación?
Se despliega un plan de comunicación 360° en 8 fases a lo largo de 11 meses: teaser misterioso a 30 días, llamada a los talentos a 20 días, voto de los colaboradores y, después, capitalización postevento con aftermovie y retornos de experiencia.
¿Cómo se gestiona la logística de alojamiento?
Los participantes se alojan en habitaciones individuales repartidos en 17 hoteles según su modo de llegada, con traslados en autobús racionalizados, plataforma de inscripción centralizada y pulseras de identificación con colores por zona.