De eventgroep WMH Project is op zoek naar een junior sales representative om het salesteam in Parijs te versterken in het kader van haar toekomstige ontwikkeling.

Jouw rol:

Ontwikkel de klantenportefeuille van onze Event, Spatial Design, Incentive&Travel en Public Relations-activiteiten.  Draag bij aan de ontwikkeling van klantenbinding.  Werk als team samen met behulp van alle interne middelen (creatieve strategie, content en design, projecten, technologie voor evenementen, public relations, digitale marketing) om te reageren op aanbestedingen. Regelmatig verslag uitbrengen.

TEAMWORK is een afdeling van de WMH Projectgroep die gespecialiseerd is in Europese institutionele evenementen. We organiseren meer dan 200 fysieke, digitale en hybride evenementen per jaar (stands, tentoonstellingen, conferenties enzovoort). Ter ondersteuning van de groei van ons bedrijf, onze ontwikkelingsstrategie en ter versterking van onze afdeling pre-sales, zijn wij op zoek naar een Management Assistant (M/V) op de dienst ontwikkeling.

U rapporteert aan de Public Procurement Development Manager en biedt transversale ondersteuning tijdens alle pre-sales missies.

Uw taken:

- Samen met de verschillende teams offertes naar aanleiding van grootschalige aanbestedingen opstellen, in het Frans of in het Engels.
- Coördineren van het werk van interne en externe spelers tijdens de voorbereiding van de offerte.
- Helpen bij het opzetten van werkinstrumenten (retroplanning, bibliotheken, databanken, presentaties enzovoort).
- Bijwerken van de inhoud van het dossier (klantreferenties, expertise, cv's enzovoort),
- Monitoren van door internationale instellingen gepubliceerde aanbestedingen.
- Ondersteuning van de ontwikkeling van innovatieve processen, als onderdeel van de voortdurende verbetering van de pre-sales service.
- Samenstellen van sollicitatiedossiers (administratieve vereisten, selectiecriteria enzovoort),
- Coördineren van het werk van interne en externe actoren tijdens de voorbereiding van de offerte.
- Ondersteuning van de ontwikkeling van innovatieve instrumenten en processen, als onderdeel van de voortdurende verbetering van de pre-sales service (ontwikkeling van nieuwe ideeën, interface tussen verkoop- en operationele teams, informatie over marktbehoeften en -trends enzovoort)

Als lid van het gezondheidsteam zult u betrokken zijn bij het opvolgen van deelnemers en het volledige beheer van kleine vergaderingen:

- Voorbereiding van materiaal in verband met de opvolging van de deelnemers, in overleg met de projectleider.
- Uitnodigingen versturen.
- Antwoorden verzamelen die afkomstig zijn van de speciale website van het evenement,
- Opstellen van de verschillende lijsten die naar de klant moeten worden gestuurd: deelnemerslijst, wachtlijst, lijst van personen van wie de reis wordt vergoed, samenvattende lijsten enkele dagen voor het evenement, badges, onthaal, aanwezigheid enzovoort.
- Verzending van reisvoorstellen naar deelnemers voor goedkeuring of omwisseling.
- Beheer van de goedkeuring van extra reiskosten, in overleg met de klant.
- Verzending van deelnemerslijsten naar hotels, met vermelding van het aantal overnachtingen en eventuele bijzonderheden.
- Contacten onderhouden met leveranciers en dienstverleners.
- Opstellen en verzenden van de reisgegevens (reis, tijdschema, hotel enzovoort) aan de deelnemers, vlak voor het evenement.
- Beheer van telefoontjes en e-mails van deelnemers (voor, tijdens en na het evenement).
- Aanwezigheid tijdens het evenement.
- Follow-up van het reis- en verblijfsbudget.
- Opstellen van klantenfacturen.

Binnen de institutionele tak van de groep zal uw opdracht erin bestaan zelfstandig projecten uit te voeren:

Deelname aan het opstellen van offertes en begrotingen, ondersteuning van de ontwikkelingsafdeling.

U bent van A tot Z verantwoordelijk voor de evenementen: briefing, planning, budget, opvolging van de dienstverlening, uitvoering, facturering en afsluiting.

Coördinatie van alle betrokken interne en externe teams,

Adviseren van klanten, bijdragen aan de ontwikkeling van loyaliteit van de klanten, met wie u dagelijks in contact zult staan.

Monitoring van nieuwe trends en producten.